Una guía clara y accionable para cualquier productora pequeña o filmmaker freelance que quiera dejar de improvisar y empezar a optimizar. No necesitas software caro. Solo medir lo que importa.
¿Por qué medir?
Si haces vídeos pero no mides cómo los haces, estás yendo a ciegas.
Este playbook reúne las 6 métricas clave que usamos en Play Your Brand para escalar sin perder calidad. Todo explicado paso a paso. Todo con herramientas gratuitas.
Ninguna métrica te va a salvar sola. Pero ignorarlas te puede costar tiempo, dinero y salud mental.
Horas de gestión
No es editar. No es grabar. Es todo lo que haces antes y después: mails, reuniones, facturas, coordinación… Si no lo mides, no sabes cuánto te cuesta realmente un proyecto.
- Crea una tabla con tareas no creativas (mails, envíos, presupuestos, seguimiento).
- Usa Toggl Track o Google Sheets para apuntar cuánto tiempo dedicas a cada una.
- También puedes hacerlo restando: calcula el tiempo que trabajas (6-8 horas diarias) y cuánto tiempo dedicas a las tareas creativas, el resto es gestión. Así no hace falta que lo midas tan al detalle.
- Haz la media por proyecto al final de la semana.
- Si son más de 10h… hay margen de mejora.
Herramientas sugeridas:
Lead Time
Lead Time es el tiempo desde que te llega un briefing hasta que cobras. No es eficiencia creativa: es salud financiera.
- Anota 3 fechas por proyecto: briefing recibido, entrega final aprobada, cobro.
- Resta la fecha de briefing de la de cobro.
- Si son más de 45 días de media, estás financiando al cliente.
- A menor lead time, mejor cashflow.
- Tener mejor salud financiera te permitirá invertir en herramientas, software, cámaras, inteligencia artificial, ventas, portfolio…
Herramientas sugeridas:
Turnaround por tarea
Desde que asignas una tarea hasta que se entrega. Si no lo controlas, todo se ralentiza.
- Por cada tarea (edición, motion, etc.) apunta fecha de asignación y de entrega.
- Haz la media por tipo de tarea y por colaborador.
- Puedes leer cosas de Scrum o Agile, usar un gestor de proyectos como Asana y ver en YouTube cómo funciona esta metodología.
- Si estás por encima de 72h, necesitas ajustar procesos.
- El objetivo: 24–48h para tareas estándar.
- Si algo dura más de estas horas es que no es una tarea, sino un proyecto y hay que romperlo en tareas.
Herramientas sugeridas:
Versiones por entrega
Cada versión cuesta. Más tiempo, más desgaste, más riesgo de desalinearse con el cliente. Medirlo te ayuda a mejorar briefing, feedback y coordinación.
- Anota por proyecto cuántas versiones se entregaron hasta el OK final.
- Saca la media mensual.
- Objetivo sano: 2–3 versiones máximo.
- Más de 4 indica problemas de comunicación.
- Si está por encima de lo recomendado hace falta revisar los briefings, y sobre todo algo que nos da mucho miedo, preguntar muchísimo más al cliente. Es nuestra obligación y ahorra tiempo a todos.
Herramientas sugeridas:
NPS
El Net Promoter Score no mide simpatía. Mide si te volverían a pagar. Y si alguien te recomienda, confía de verdad en tu trabajo.
- Pregunta al cliente tras cada entrega: “¿Qué probabilidad hay de que nos recomiendes del 1 al 10?”
- Calcula: % de 9–10 (promotores) menos % de 1–6 (detractores).
- Eso es tu NPS.
- Un buen NPS empieza en 40. Uno excelente está por encima de 60.
- No tengas miedo a preguntar y a enviar formularios, el cliente está acostumbrado y tiene ganas de dar su opinión y feedback. Además esto ayudará a mejorar la relación.
Herramientas sugeridas:
Tasa de recurrencia
No es solo cuánto vendes, sino a cuántos clientes les vendes varias veces. Si cada cliente solo aparece una vez… estás empezando de cero cada mes.
- Haz una lista de todos los clientes del último año.
- Cuenta cuántos han hecho más de un proyecto.
- Divide: clientes recurrentes / total de clientes.
- Lo sano: 50% de tus clientes o más deberían repetir.
- Aprovecha para medir el Net Dollar Retention: cada cliente el año siguiente debería gastarse al menos el mismo dinero o más que el año anterior.
Herramientas sugeridas:
Medir está bien. Hacerlo cada semana, mejor.
El mayor problema no es entender las métricas, es mantenerlas vivas. No hace falta montar un sistema perfecto. Hace falta constancia.
- Reserva 1h fija a la semana (viernes por la mañana funciona).
- Usa siempre el mismo documento: una hoja que vayas completando.
- Si trabajas en equipo, que una persona sea la encargada (aunque seas tú).
- Una vez al mes, pregúntate: ¿Qué métrica está empeorando y por qué?
- No lo conviertas en burocracia. Es una brújula, no un informe para un jefe.
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